Рабочие группы
 | Объедините сотрудников в рабочие группы с помощью привычных механизмов их создания, организуйте совместную работу над проектами, оптимизируйте общение с помощью внутренней системы связи - это и коммуникации в компании улучшит, и эффективность работы повысит.
В группах можно не только вести тематические обсуждения, но и фиксировать их результаты, а также ставить задачи и контролировать их выполнение. Сотрудники публикуют общие файлы и фотографии, планируют мероприятия в календаре, обмениваются сообщениями, создают структурированные списки и каталоги, сообща работают над базой данных Wiki. И вся работа в группе отображается в «Живой ленте» - участники видят все события в группе, комментируют и голосуют за них. |
|
Рабочие группы и проекты
Коллектив вашей компании - это сообщество! Рабочие группы - это ядро, костяк этого сообщества. Именно группы определяют качество и живучесть любой социальной сети, являясь чуть ли не главным ее атрибутом. На корпоративном портале предусмотрено создание любых рабочих групп, объединяющих работу над самыми разнообразными проектами, будь то создание сайтов или проектирование загородных коттеджей.
Все группы сотрудника
Компактно и информативно выглядит список рабочих групп. Сотрудник видит на одной странице все группы на портале и может отобрать из них свои, архивные и группы Экстранет. Также возможен и поиск по группам.
Новая группа на портале
Как появляются группы на портале:
- руководитель проекта создает новую группу на портале и становится ее владельцем;
- сразу при создании владелец задает основные настройки и выбирает функционал группы;
- в группу приглашаются сотрудники, которые будут работать над данным проектом;
- в группе настраивается приватность, и доступность функционала и содержимого;
- назначаются модераторы, редактируется состав группы, ведутся черные списки;
- группа начинает свою работу.
Как создать новую рабочую группу
Диалог создания рабочей группы позволяет сразу настроить функциональность группы и пригласить в нее участников, включая внешних экстранет-пользователей. Все это позволяет правильно организовать работу групп любого типа.
Практически все в рабочей группе можно настроить сразу на этапе ее создания. Визуальный диалог создания/редактирования содержит 3 вкладки, позволяющие описать рабочую группу, выбрать функционал, пригласить участников и «раздать» права. Группа начинает работать сразу с момента создания.
Диалог редактирования группы
На «описательной» вкладке кроме названия, изображения и назначения группы можно сделать группу видимой или невидимой, открытой или закрытой, доступной в Экстранете или архивной. Следует учесть, что если активировать «Группа доступна в Экстранете», то опции «Группа видима всем» и «Открыта для свободного вступления» становятся недоступными. При этом можно отправить группу в архив, если работы по какому-то проекту уже завершены (опция «Сделать архивной группой»).
Сразу при создании группы владелец:
- выбирает функционал для группы;
- приглашает участников;
- назначает модераторов группы;
- задает видимость для пользователей портала;
- включает при необходимости возможность свободного вступления;
- назначает кто может приглашать пользователей в группу;
- вводит для группы название и описание, теги, тему, изображение и прочее.
Выбор функционала
В диалоге сразу же можно включить и выключить нужные сервисы и тут же пригласить в группу участников, выбрав их из структуры компании. И прямо при создании группы вы можете отправить приглашения внешним участникам по e-mail - диалог приглашения становится доступным сразу же после назначения группы для работы в Экстранете. Дополнительно можно задать ключевые слова и назначить, кто может приглашать пользователей в рабочую группу.
Функционал рабочей группы
Каждая группа располагает набором возможностей, которые задаются при создании группы и могут быть изменены модератором позже. К примеру, если в группе не предполагается создание каких-то структурированных списков или ведение базы знаний Wiki, вы можете отключить это функционал.
Новая группа - выбор функционала
Набор возможностей для каждой группы:
- «Живая лента» - отображение всех событий в группе;
- Задачи - управление задачами, диаграмма Ганта
- Файлы - файловое хранилище;
- Календарь - все события группы на одной календарной сетке;
- Форум - обсуждения + архив почты;
- Сообщения - публикация сообщений в группу;
- Фото - фотогалерея с массовой загрузкой фотографий, рейтингами и обсуждениями;
- Поиск - встроенный социальный поиск по содержимому группы
- Списки - работа с каталогами и структурированными списками данных;
- Wiki - база знаний группы.
«Живая лента» в рабочей группе
«Живая лента» рабочей группы
Очень удобно писать сообщения в группу из «Живой ленты». И прикладывать к сообщениям «тяжелые» документы, например, с эскизами проектов.
Отправка сообщений с вложениями
При этом по умолчанию адресатами таких сообщений становятся все участники текущей группы, но можно добавить и других получателей - из структуры компании или Экстранета.
Управление задачами
С функционалом Задач каждый участник рабочей группы не только видит, но и сам планирует работу над общим проектом. Более того, сам управляет доступными ему по правам задачами. С диаграммой Ганта сотрудник отслеживает ход задач на портале, а не только «набрасывает» их в какой-то проект. Взглянув на диаграмму, он сразу видит сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены. В итоге, работа всего рабочего коллектива становится эффективней.
Задачи в диаграмме Ганта
По задачам формируются отчеты на всех уровнях компании: для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения. Это позволяет оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам в компании.
Отчет по эффективности
По каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи. Любой участник задачи - от постановщика до наблюдателя - может установить для себя набор напоминаний по задаче. Задачи можно копировать, делегировать подчиненным, задачам можно назначать аудиторов, добавлять к ним комментарии, экспортировать их в MS Excel и Outlook и выполнять над задачами множество других действий.
Файлы рабочей группы
В каждой рабочей группе на портале - гибкий подход к организации доступа к файлам. Папка «Файлы» в профайле группы - это персональный раздел для участников группы - другие коллеги не имеют к нему доступа. В результате, группа может размещать в своей папке какие-то приватные документы, не опасаясь их огласки. Но, наряду с этим, у группы имеется возможность «расшарить» файлы и целые папки для общего доступа.
Доступ к папке
В своей библиотеке документов группы могут открывать для доступа извне отдельные документы и папки. Наряду с конфиденциальностью всех документов, каждая группа, даже закрытая, может показать для всей компании часть своих незасекреченных данных. Это очень удобно для выкладывания на портал общедоступных документов, презентаций, видео и других данных. А подключив раздел «Файлы» как сетевой диск, сотрудник может работать с доступными ему документами группы, как с обычными папками и документами на своем компьютере.
Подробнее о персональных файлах
Календарь событий
Календари событий - мощнейший механизм для планирования и управления рабочим временем группы! Календари позволяют сотрудникам не только повышать свою личную эффективность, но и быстро организовываться в рабочих группах. И, более того, согласовывать свою деятельность с ключевыми событиями всей компании.
Календарь группы
Просматривайте временной график сразу всех событий и задач в группе на единой календарной сетке. Создайте сколько угодно календарей для разных типов событий в группе: мероприятия, выставки, события и другое. Отобразите все календари на одной сетке, подключите календари задач, создайте события в календарях с учетом занятости участников. Добавьте самые важные календари в избранные для быстрого доступа к ним.
Планировщик событий
У Календарей удобный интерфейс, расширенная функциональность добавления событий и их редактирования. На сетку Календаря выводятся задачи, а события привязываются к объектам CRM. Планировать события очень удобно и, к тому же, делать это можно с учетом занятости сотрудников. А инструмент «Планировщик событий» не только время подбирает, оптимальное для всех предполагаемых участников собрания, но даже нужную переговорную бронирует - автоматически!
Подробнее о Календарях событий
Архив почты и форум
У каждой группы на портале есть свой форум, где группа ведет обсуждения всех текущих дел. Участники группы создают новые темы, подписываются на них и получают уведомления о новых сообщениях.
Архив почты в рабочей группе
А если в группе настроена интеграция Send&Save, то в форум группы «подшивается» вся почтовая переписка компании. И все участники могут вести обсуждения внутри группы по e-mail. Кроме этого, сообщения из почты и в форуме отображаются в «Живой ленте» и ответить на них можно прямо на портале.
Подробнее об Архиве почты группы
Обмен сообщениями внутри группы
Сообщение в группу можно отправить в один клик, прямо из ее «Живой ленты». В сообщениях предусмотрена адресация лично сотруднику, сразу всем или нескольким пользователям, любой рабочей группе и даже всей компании. К сообщению можно прикрепить произвольные файлы, документы, фотографии, видео. И все это, конечно же, обсудить с коллегами.
Отправка файлов в сообщении из «Живой ленты»
Нажмите «скрепку» и прикрепите любой файл – просто "перетащите" документ со своих дисков или подгрузите его из библиотеки. Добавьте ссылки, фотографии, видео и вставьте теги. Все это получат и увидят только ваши адресаты!
Упомяните в своем сообщении коллегу - он получит об этом уведомление и обязательно прочтет ваше сообщение. Сделать это можно, нажав кнопку «Добавить упоминание» или начав писать имя друга с символов @ или +.
Подробнее о Внутренних сообщениях
Фотографии группы
В группе есть своя фотогалерея. Участники группы создают и управляют фотоальбомами в группе с помощью современного и удобного инструмента «Фотогалерея 2.0». С помощью средств массовой загрузки фотографий фотографии в альбомы добавляются быстро и удобно. За фотографии можно голосовать и оставлять к ним комментарии.
Загрузка фотографий в альбом Вы видите содержимое папок на диске, отбираете только нужные фотографии, перетаскиваете их в окно загрузки и отправляете в группу одним нажатием кнопки. При этом поддерживаются все популярные браузеры и все операционные системы.
Фотогалерея тесно взаимодействует с «Живой лентой»: все загруженные фотографии отображаются в «Живой ленте» группы, и ее участники могут их прямо там прокомментировать и отметить «Мне нравится».
Поиск
В группах работает мгновенный поиск, который индексирует все документы, записи, задачи, обсуждения, сообщения и другую информацию. Индексация выполняется сразу при публикации новых материалов. И в результатах поиска выводятся самые актуальные данные. При вводе запроса выводятся подсказки.
Поиск по файлам группы
Поиск в группах социальный. Весь контент рейтингуется голосованиями. На поиск влияет мнение сотрудников вашей компании - учитывается нажатие кнопки «Мне нравится». Выполняется поиск в группе с учетом русской и английской морфологии.
Подробнее о встроенной поисковой системе
Универсальные списки
Создавайте на портале такие списки, как частые вопросы, прямо из «публички» - не заходя в административную панель! Визуальный редактор универсальных списков поможет вам быстро сконструировать и настроить хранилище любого типа информации.
Списки группы
Универсальные списки упрощают представление на портале любой структурированной информации в виде списков. Не заходя в «админку», вы создадите свои справочники, перечни, реестры и тому подобное и заполните их данными.
Подробнее об Универсальных списках
База знаний (Wiki)
База знаний (Wiki) — это сборник статей, создаваемых для обобщения и накопления знаний. С ее помощью сотрудники вашей компании будут создавать свои тексты-статьи и сообща работать над ними. Wiki идеально подходит для создания базы знаний, технических заданий и подготовки различных документов, над которыми происходит совместная работа нескольких пользователей.
Wiki: Главная страница
Wiki - это точно такой же инструмент, как «большая» интернет-энциклопедия Wiki, позволяющий вместе, сообща создавать свои тексты и файлы и потом так же коллективно над ними работать на вашем корпоративном портале.
Группы Экстранет
Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в рабочих группах на портале - в той же привычной среде. Компания, к примеру, веб-студия, может создать отдельную рабочую экстранет-группу для разработки какого-то сайта, пригласить в нее заказчика, внутри группы хранить все документы и эскизы, быстро обсуждать свою работу, ставить задачи, планировать сроки.
- Концепция Экстранета
- Группы для Экстранета
- «Живая лента» в экстранет-группе
- Функционал портала для Экстранета
Концепция Экстранета
На портале внедрена концепция простого и удобного в использовании Экстранета с упрощенным интерфейсом - Экстранета, которому не нужно обучать. При разработке концепции учитывались пожелания компаний, которые на первое место ставят легкие коммуникации и эффективность работы.
Рабочие группы Экстранета
В соответствии с этой концепцией сотрудники всегда работают внутри корпоративного портала. Внешние пользователи видят только данные рабочей группы, куда их пригласили.
Рабочая группа Экстранет
При этом концепция использует гибкую и мощную систему разграничения прав доступа к информации на портале.
Документы экстранет-пользователя в группе
Благодаря этому компания может приглашать в рабочие группы Экстранета внешних пользователей, размещать в них документы и файлы, не опасаясь просмотра другой внутрикорпоративной информации. Приглашенные в Экстранет внешние пользователи не имеют доступа к информации на корпоративном портале.
Группы для Экстранета
Группы, доступные для Экстранета, работают на тех же принципах, что и другие группы на корпоративном портале. Поэтому вам не придется переучивать сотрудников для управления новым проектом и работы с внешними пользователями. Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в рабочих группах на корпоративном портале - в той же удобной и привычной среде.
Группа доступна в Экстранете
Компания, к примеру, веб-студия, может создать отдельную рабочую группу для разработки какого-то сайта, пригласить в нее заказчика, внутри группы хранить все документы и эскизы, быстро обсуждать свою работу, ставить задачи, планировать сроки. При этом веб-студии не нужно дублировать информацию в группы Интранет и Экстранет.
Приглашение внешних пользователей
Чтобы начать работу с приглашенными пользователями, достаточно в настройках группы указать, что она доступна в Экстранете. Начиная с этого момента вы можете приглашать в такую группу сторонних участников, отправляя им сообщения по e-mail. Участники получают приглашения, заходят по ссылке в нем на портал и сразу же приступают к работе - в той группе, куда их пригласили. Фактически такая группа разделяется межу сотрудниками портала и внешними экстранет-пользователями.
«Живая лента» для Экстранета
Вся работа в группе Экстранет строится на базе полнофункциональной «Живой ленты». Все события в группе отображаются в «Живой ленте»: опубликованы новые фотографии, загружены документы в файлы группы, началось новое обсуждение, добавлена запись в базу знаний Wiki и так далее. Приглашенные коллеги видят всю эту информацию и легко вливаются в работу, используя привычные для соцсетей инструменты.
Приглашенный пользователь отправляет сообщение с файлами
Пользователи Экстранета могут просматривать и комментировать добавленные в группу изображения (например, эскизы новых проектов) прямо из Живой ленты. При этом каждый такой комментарий создает в ленте отдельное событие. И, наконец, экстранет-пользователи могут читать «Живую ленту» своей группы с мобильных устройств. И не только смотреть, но и писать сообщения ее участникам, и комментировать все, и конечно же, нажимать кнопку рейтинга «Мне нравится!»
События Экстранета в Живой ленте компании
«Живая лента» внешнего пользователя содержит только данные видимой ему группы. В «Живой ленте» сотрудника события из Экстранета помечаются специальным образом. Видны такие экстранет-события только участникам экстранет-групп и руководству компании.
Функционал портала для Экстранета
Пользователю Экстранета доступен практически весь функционал корпоративного портала: работа с документами, раздельные права, «лайки», поиск по содержимому документов, задачи, календарь, сообщения, файлы, фото, форум и прочее. К примеру, задачи глазами экстранет-пользователя выглядят так же, как и задачи у сотрудника в проекте на портале. Сотрудник, в свою очередь, видит эти задачи у себя в списке - в соответствующей группе, и в эту группу может ставить новые задачи внешним пользователям.
Приглашенный пользователь видит задачу
Мгновенные сообщения между сотрудниками и приглашенными пользователями ходят так же, как обычно на портале. Сотрудник видит в своем списке контактов группы из Экстранета, в которых он участвует. Экстранет-пользователь - только контакты этой группы.
Веб-мессенджер экстранет-пользователя
Центр нотификации веб-мессенджера исправно выводит информацию о событиях в Экстранете - о приглашениях, например, в группу или на встречу, сообщает о новых «лайках», поставленных бизнес-процессах, задачах и прочих событиях. Конечно же только для тех сотрудников, которые работают с партнерами и клиентами в экстранет-группах.
Приглашенный пользователь Экстранет не увидит структуру вашей компании и контакты, не будет участвовать в обсуждении жизни компании в общей «Живой ленте», не сможет просмотреть корпоративную фотогалерею, и не узнает у кого из ваших сотрудников ближайший день рождения. Все это для него «под замком» - как и положено экстранет-пользователю.
Архивы почты в рабочих группах
Направьте весь поток почтовой переписки на портал, и все письма вместе с вложениями будут собираться в архивах почты рабочих групп. Участники каждой рабочей группы смогут вести обсуждения внутри групп по e-mail. Кроме этого, коллеги увидят сообщения из почты в «Живой ленте» и смогут ответить на них прямо на портале.
|
|
|
| Архив почты в рабочей группе | Сообщение из почты в «Живой ленте» |
Письма, отправленные на специальный адрес или со специальной пометкой в теме, импортируются в обсуждения в рабочих группах корпоративного портала. Для каждой темы создается отдельная ветка и, таким образом, весь архив переписки сохраняется.
Поиск по архиву почты в группе
Настройка интеграции обсуждения с e-mail
- определитесь со сценарием использования технологии Send&Save в компании;
- в рабочей группе настройте интеграцию обсуждения с e-mail:
- выберите ящик (SMTP или POP3);
- придумайте e-mail для текущей группы;
- задайте подстроку (тег) в теме писем, по которой будет определяться группа.
- ставьте в копию писем придуманный e-mail;
- или добавляйте в темы писем заданный тег.
- На вашем портале запущен SMTP сервер.
- Вы создаете группу «Сайты», заводите для нее адрес sites@portal.ru, приглашаете участников в группу.
- Вы пишете письмо коллегам из почтовой программы и в копию ставите e-mail рабочей группы - sites@portal.ru.
- Отправляете сообщение. SMTP сервер принимает его и автоматически помещает в группу для обсуждения.
Обсуждение по e-mail в группе «Сайты»
Таким образом работают почтовые потоки, идущие по SMTP, и традиционный вариант сбора почты по POP3. При этом используются заранее настроенные правила, когда в заголовок письма вставляются специальные теги для выбранной группы.
